Diagnostico de necesidades de capacitación - DNC, por Federico Wasinger

Séptima y ultima entrega de como realizar un programa de formación y capacitación empresaria

¿Que significa DNC?

El (DNC) o Diagnóstico de Necesidades de Capacitación  es el proceso que orienta la estructuración y desarrollo de planes y programas de Capacitación y Formación en los participantes de una organización, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma.

Un reporte de DNC debe expresar en qué, a quién (es), cuánto y cuándo capacitar.

¿Cuándo hacer un DNC?

La atención hacia un DNC puede derivar de:

• Problemas generales no identificados en la organización.
• Desviaciones en la productividad o la calidad.
• Cambios culturales, en Políticas, Métodos o Técnicas
• Baja o Alta de personal
• Cambios de función o de puesto
• Solicitudes del personal
• Futuros cambios en los metodos productivos o servicios, nuevos productos o servicios, etc.

A su vez, las circunstancias que imponen un DNC, pueden ser

• Pasadas. - Experiencias que han demostrado ser problemáticas y que hacen evidente el desarrollo del proceso de capacitación.
• Presentes.- Las que se reflejan en el momento en que se efectúa el DNC.
• Futuras.- Prevención que la organización identifica dentro de los procesos de transformación y que implica cambios a corto, mediano y largo plazo.

Cuáles son las fases de acción que derivan en un DNC?

Aunque existen diversos procedimientos para el desarrollo del proceso de Diagnóstico de Necesidades de Capacitación , entre las principales fases se pueden identificar:

• Revisión y evaluación  del plan de formación y capacitación del período anterior (Ver  norma ISO 10015 y Kirkpatrick).
• Establecimiento de la Situación Ideal (SI) que, en términos de conocimientos, habilidades y actitudes, debería tener el personal, de acuerdo su función o al desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable la revisión de la documentación administrativa, con relación a:
• Descripción de puestos
• Manuales de procedimientos y de organización
• Planes de expansión de la empresa
• Nuevas o futuras necesidades de desempeño (cuando hay planes de cambio).
• Descripción de la situación real (SR). Conocimientos, habilidades y actitudes con los que cuenta el personal, de acuerdo su función o al desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable obtener información sobre el desempeño del personal (para cada persona) por parte del Jefe inmediato y Supervisores.
• Personal involucrado con el puesto.
• Estas personas deberán aportar datos de precisos, verídicos y relevantes (en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes).
• Registro de información. Es necesario contar con instrumentos (formatos) que registren la información para los fines correspondientes. A su vez, estos registros deberán permitir su clasificación y calificación futura. Se recomienda que los registros asienten información individual de las personas analizadas.

Métodos detallados para obtener un inventario de DNC:

• Evaluación del desempeño: Mediante ésta, no sólo es posible descubrir a los empleados que vienen ejecutando sus tareas por debajo de un nivel satisfactorio, sino averiguar también qué sectores de la empresa reclaman una atención inmediata de los responsables de la capacitación. 
• Observación: Verificar dónde hay evidencia de trabajo ineficiente, como daño de equipo, atraso en el cronograma, pérdida excesiva de materia prima, número elevado de problemas disciplinario, alto índice de ausentismo, rotación elevada, etc. 
• Cuestionarios: Investigaciones mediante cuestionarios y listas de verificación (check list) que evidencien las necesidades de capacitación. 
• Solicitudes de supervisores y gerentes: Cuando la necesidad de capacitación apunta a un nivel más alto, los propios gerentes y supervisores son propensos a solicitar la capacitación para su personal. 
• Entrevistas con supervisores y gerentes: Contactos directos con supervisores y gerentes respecto de problemas solucionables mediante capacitación, que se descubren en las entrevistas con los responsables de los diversos sectores. 
• Reuniones ínter departamentales: Discusiones acerca de asuntos concernientes a objetivos organizacionales, problemas operativos, planes para determinados objetivos y otros asuntos administrativos. 
• Examen de empleados: Resultados de los exámenes de selección de empleados que ejecutan determinadas funciones o tareas. 
• Modificación del trabajo: Cuando se introduzcan modificaciones parciales o totales en las rutinas de trabajo, es necesario capacitar previamente a los empleados en los nuevos métodos y procesos de trabajo. 
• Entrevistas de salida: Cuando el empleado va a retirarse de la empresa, es el momento más apropiado para conocer su opinión sincera acerca de la empresa y las razones que motivaron su salida. Es posible que salgan a relucir deficiencias de la organización, susceptibles de corrección.
• Revisión de indicadores de calidad (fallas, roturas, encuestas de satisfacción de clientes, estadisticas del servicio técnico, etc).
• Otros metodos:
• Análisis grupales
• Lluvia de ideas
• Grupos binarios
• Phillips 66
• TKJ

El inventario de necesidades de capacitación es una responsabilidad de línea y una función de staff: corresponde al administrador de línea la responsabilidad de detectar los problemas provocados por la carencia de capacitación.

Flujograma de DNC:

Los invito a revisar sus conocimientos sobre el tema en:

http://biblioteca.itson.mx/oa/educacion/oa55/dnc/index.htm

Cordialmente,

Por Federico Wasinger
Publicado por Federico Wasinger